طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية ، يحتاج الكثير من الأشخاص إلى كتابة خطاب رسمي لجهة رسمية معينة أو جهة حكومية، لقضاء أمر معين أو تقديم شكوى أو طلب.

وفي هذا المقال عبر موقع صناع المال نوضح بالتفصيل طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية ، بالإضافة إلى عرض كل ما يتعلق بالخطابات الرسمية، مثل أنواعها وأهميتها، لتقديم الإفادة والنفع إلى جميع متابعي الموقع.

كما أقدم لك: كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

:: ما هو الخطاب ؟ ::

  • الخطاب بشكل عام هو رسالة أو جواب يرسله شخص ما إلى شخص آخر أو جهة معينة، وهناك أنواع متعددة للخطابات، ويختلف أسلوب كتابة الخطاب على حسب المناسبة والغرض منه.

:: خطابات رسمية حكومية ::

  • الخطاب هو مكتوب يتقدم به الشخص إلى جهة رسمية حكومية أو شركة ما، للحصول على خدمة معينة أو الموافقة على طلب معين، ويتم اتباع بعض الخطوات الأساسية لكتابة المقال بشكل سليم، كما يفضل اتباع صيغة معينة في كتابة الخطاب، خاصة الخطابات الرسمية المبعوثة لجهة رسمية.
  • في بعض الأحيان يحاول الشخص كتابة الخطاب الرسمي بنفسه، لذلك يجب التعرف على أكثر من صيغة للكتابة، وفي أحيان أخرى يبحث عن شخص متخصص لتقديم المساعدة له، مثل المحامين أو كُتاب العدل، وغيرهم.

هل تعلم: كيفية كتابة السيرة الذاتية لحديثي التخرج

:: شكل الخطاب الرسمي ::

شكل الخطاب الرسمي

  1. يجب إحضار ورق أبيض أو أصفر سادة، أو ورق يحتوي على شعار الجهة الحكومية أو الشركة التي يتم إرسال الخطاب إليها.
  2. ممنوع منعًا باتًا وضع أي رسومات أو أشكال في محتوى الخطاب.
  3. من الأفضل أن يتم كتابة الخطاب الرسمي على برنامج الوورد (Word)، واستخدام خط Arial، بحجم 16.
  4. أما في حالة كتابة الخطاب يدويًا، يجب الكتابة باللون الأزرق، وتجنب استخدام القلم الأسود، ليسهل بعد ذلك التمييز بين الخطاب الأصلي والنسخ التي تم تصويرها.
  5. يجب أن تتراوح المسافات بين كل نقطة والنقطة التي تليها ما بين نصف سطر وسطر واحد.
  6. يجب أن يبدأ الشخص الكتابة من منتصف الورقة السادة، مع عدم إضافة أي براويز أو إطارات، للحفاظ على شكل الخطاب الرسمي.
  7. يجب أن يبدأ الخطاب بالسلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وينتهي بجملة شكر، مثل ولكم جزيل الشكر والتقدير، كما يجب بعد ذلك إضافة التوقيع وتاريخ تحرير الخطاب.

ولا يفوتك التعرف على: طريقة كتابة الخبرات العملية في السيرة الذاتية

:: طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية ::

:1: الترويسة ::

  • يجب كتابة عنوان الشخص راسل الخطاب في أعلى الورقة، مع مراعاة الترتيب، حيث يتم كتابة اسم الشارع أولاً، ثم في السطر التالي يتم كتابة اسم المدينة، ثم كتابة الرمز البريدي.
  • أما في حالة أن الشخص الذي يرسل الخطاب الرسمي يعيش في الريف، يجب ذكر القرية ثم المدينة التابعة لها، وبعد ذلك يتم كتابة تاريخ تحرير الخطاب في اليسار أسفل الصفحة، حيث يجب كتابة التاريخ كامل (يوم، شهر، سنة).

:2: العنوان الداخلي ::

  • يتم كتابة عنوان المرسل إليه، مع مراعاة ترك مسافة كافية بين الترويسة والعنوان الداخلي، ويتم كتابة اسم الشارع، مع ضرورة ذكر اسم الشركة أو المؤسسة التي يعمل لديها الشخص مرسل الخطاب.

:3: التحية ::

  • يجب كتابة تحية افتتاحية، وتكون أسفل العنوان بسطرين تقريبًا، مثل السيد المدير، تحية طيبة وبعد…، وغيرها من الكلمات التي تعبر عن التحية والسعادة والتقدير أثناء كتابة الخطاب الرسمي.

:4: محتوى الخطاب::

  • محتوى الخطاب هو المضمون الذي يرغب المرسل في توضيحه إلى الجهة الرسمية أو المؤسسة الحكومية، مثل الشكاوى وغيرها، ويتم كتابة نص الخطاب بعد التحية بسطرين.
  • يجب كتابة الخطاب بطريقة سهلة وبسيطة، كما يجب توضيح الأفكار وتسلسلها، بالإضافة إلى الحرص على كتابة الخطاب بأسلوب مقنع وغير متكلف، بالإضافة إلى الوضوح في الكتابة، وترك مسافة بين الكلمات ليسهل قراءتها.

:5: الخاتمة ::

  • يجب إضافة جملة ختامية، تدل على انتهاء الخطاب، ويجب أن تتضمن الخاتمة بعض كلمات الشكر والتقدير لمتلقي الخطاب الرسمي، مثل ولكم جزيل الشكر والتقدير، أو ولكم فائق الاحترام، وغيرها من جمل الشكر التي توضح للقارئ أن الخطاب انتهى.

:6: التوقيع أو الختم ::

  • يتم كتابة توقيع الشخص المرسل للخطاب الرسمي أو وضع الأختام الرسمية بعد الخاتمة بثلاثة سطور تقريبًا، حيث يقوم الشخص المرسل بكتابة اسمه الرباعي كاملاً، ثم يضع التوقيع.

:7: التاريخ ::

  • يجب كتابة تاريخ إرسال الخطاب بالتفصيل (اليوم، الشهر، السنة).

:: نموذج خطاب رسمي لشركة ::

نموذج خطاب رسمي لشركة

  • السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد…
  • إلى السيد …
  • تحية طيبة وبعد،
  • محتوى الخطاب الرسمي.
  • ولكم جزيل الشكر والتقدير.
  • مرسله لسيادتكم …
  • وضع التوقيع أو الختم في الأسفل.
  • التاريخ كامل باليوم والشهر والعام.

اقرأ ايضًا: نموذج خطاب اعتذار للمدير

:: أهمية الخطابات الرسمية ::

  • الخطابات بشكل عام لها أهمية كبيرة في حياتنا اليومية، سواء على المستوى الوظيفي أو المستوى الاجتماعي على حدٍ سواء.
  • الخطاب وسيلة من أهم وسائل الاتصالات بين الأشخاص والهيئات.
  • يعتبر الخطاب هو الوسيلة المثلى للتعامل بين المؤسسات الحكومية بشكل رسمي، أو التعامل بين الفرد والمؤسسة التي يعمل بها، خاصة عند تقديم طلب أو شكوى معينة.
  • يساعد الخطاب الرسمي في توفير المزيد من الجهد والوقت ويقرب المسافات.
  • يمكن الاحتفاظ بالخطاب الرسمي كنوع من أنواع الوثائق التي يمكن الرجوع إليها وقت الحاجة لذلك.
  • يعتبر الخطاب من وسائل الإعلان عن أمر ما، ويتضح هذا الأمر بشدة في الخطابات التجارية.

:: أنواع الخطابات الرسمية ::

تنقسم الخطابات الرسمية إلى نوعين فقط، وهما كما يلي:

:1: الخطاب التجاري ::

  • يستخدم الخطاب التجاري في بعض الأغراض التجارية، مثل الإعلان عن منتج أو سلعة معينة، ويتميز هذا النوع من الخطابات أنه يستخدم في أمور الدعاية للمؤسسات والشركات.
  • يحتوي الخطاب التجاري في أعلاه على “الترويسة”، وهي تتضمن كل ما يتعلق بالشركة أو المؤسسة من معلومات، مثل الاسم، الموقع، نوع النشاط التجاري، رقم السجل التجاري، رقم الهاتف، البريد الإلكتروني، الصندوق البريدي، وشعار الشركة.

:2: الخطاب الإداري الرسمي ::

  • أما الخطاب الإداري الرسمي هو عبارة عن رسالة تتعلق بالأمور الوظيفية داخل المؤسسة أو جهة العمل، وتتضمن التعاليم العامة، المعروضات، القرارات التي تصدرها الإدارة، وغيرها من الأمور.

أقرأ من هنا عن: كيفية كتابة تقرير بطريقة صحيحة بالخطوات

:: نصائح صناع المال عند كتابة خطاب رسمي ::

نصائح صناع المال عند كتابة خطاب رسمي

  • يجب إتباع ألفاظ واضحة ودقيقة أثناء كتابة الخطاب الرسمي.
  • يجب تحري الصدق في المعلومات الواردة في نص الخطاب، بالإضافة إلى الاهتمام بتوضيح الأفكار.
  • يجب على كاتب الخطاب الرسمي الالتزام بالموضوعية والابتعاد تمامًا عن الألفاظ الأدبية والمحسنات البديعية.
  • يجب اتباع أسلوب الإيجاز في كتابة الخطاب الرسمي، بشرط ألا يؤدي ذلك في الإخلال بالمعنى العام للخطاب.
  • يجب كتابة الخطاب الرسمي بأسلوب مقنع، وتجنب إظهار العواطف والمشاعر في الكتابة.
  • في حالة كتابة خطاب رسمي كـ رد على خطاب سابق، يجب على الكاتب ذكر رقم هذا الخطاب وتاريخه ومضمونه بإيجاز.
  • يجب مراعاة ترتيب الأفكار وتنسيقها بشكل واضح، مع مراعاة الانتهاء من الفكرة الأولى أولاً وتوضيحها جيدًا، ثم الانتقال بعد ذلك إلى الفكرة الثانية، وهكذا.
  • في حالة الرد على خطاب رسمي يتضمن أفكار متعددة، يجب الرد على الخطاب من خلال تسلل الأفكار طبقًا للتسلل الوارد في الخطاب الأساسي.
  • يجب عدم إضافة أي براويز أو إطارات عند كتابة خطاب رسمي على برنامج الوورد word.
  • يجب وضع الأختام أو التوقيع الشخصي أسفل يمين الورقة، لإضفاء الطابع الرسمي على الخطاب.

وفي نهاية مقال طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية ، نود أن نكون نجحنا في تقديم موضوع مميز وشامل، حيث استعرضنا الخطوات التي يمكن اتباعها لكتابة خطاب رسمي لجهة رسمية معينة، وانتظرونا في مقالات جديدة قريبًا، كما يمكنكم مشاركتنا في المقال من خلال التعليقات.

قد يعجبك أيضًا

لديك تعليق؟ يشرفنا قرأته

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.

تابعنا على فيس بوك

تابعنا على انستجرام

تابعنا على يوتيوب