توزيع المهام على فريق العمل

لا شك أن العمل الجماعي أفضل كثيراً من العمل الفردي حيث أنه يساعد على تحقيق أهداف العمل بشكل أسرع وأكفأ.

وتوزيع المهام على كل فرد داخل منظومة العمل أمر يُسهل تيسير الأمور وفق قدرات كل فرد على إنجاز مهامه بشكل أفضل، ولذلك سنوضح لكم كيفية توزيع المهام على فريق العمل عبر موقع “صناع المال”.

كيفية توزيع المهام على فريق العمل

يجب أن يكون لمدير الفريق مواصفات خاصة حتى يستطيع توزيع المهام بين الفريق بحكمة وذكاء حتى يتم الوصول إلى الأهداف المرجوة بسرعة وبكفاءة.

» اقرأ أيضاً لمزيد من الإفادة: ما هو تخصص الموارد البشرية في المؤسسات

مواصفات مدير الفريق

  • يجب أن يكون بارعاً في اختيار أفراد فريق العمل من حيث خبراتهم السابقة ودرجة تعليمهم ومهاراتهم الشخصية والتوفيق بين مستوياتهم العقلية.
  • كما يجب أن يكون قادراً على التخطيط والتحليل والموضوعية في اختيار أسلوب العمل وتوزيع الأدوار بمهارة.
  • يجب أن يكون أهل لثقة أفراد الفريق به وبذلك يستطيعوا استشارته في مهامهم واللجوء إليه عند الحاجة الماسة إلى ذلك.
  • ويجب أن يكون ذو خبرة في التعامل مع طاقم العمل وفي تحفيزهم وإعطائهم الثقة في أنفسهم وخبراتهم ومنحهم فرصة الابتكار كي يكون لهم السبق في تطوير العمل.
  • يجب أن يكون قادراً على حل أي خلاف يحدث بينهم بذكاء وعدم التفرقة بينهم في المعاملة وريادتهم بشكل جيد.
  • كما يجب أن يكون قادراً على الاجتماع بهم والاتفاق معهم على كيفية تحقيق أهداف العمل بشكل أفضل من ذي قبل وتوضيح الإخفاقات.
  • يجب عليه أن يعطي توجيهات واضحة والتدخل في الوقت المناسب حتى لا يتم خروج الفريق عن المسار المحدد.
  • أن يكون قادراً على متابعة وتقييم التقدم وترتيب الأولويات ووضع معايير عادلة للأداء.
  • يجب أن يكون متفهماً لآراء أعضاء الفريق وتقبلها خاصةً إذا كانت في صالح العمل.
  • أن يكون متقبلاً لتنوع رغبات واحتياجات أفراد الفريق تبعاً لطبيعتهم.
  • يجب أن يثني ويمدح أعضاء الفريق عندما ينجزون ما يُطلب منهم، مما يجعلهم يقبلون على العمل أكثر، بالإضافة إلى أن هذا التشجيع يجعلهم يثابرون على كل عمل شاق وصعب.
  • أن تكون أقواله غير متناقضة مع أفعاله، حتى يتثنى لأعضاء الفريق الثقة به واحترامه.

فوائد إدارة فريق العمل وتوزيع المهام عليه

  • تقليل المنافسة الفردية من خلال التعاون بين أعضاء الفريق ومساندة بعضهم البعض للوصول إلى النجاح.
  • إتاحة فرص تبادل المعلومات بين أعضاء فريق العمل والإدارة.
  • اتخاذ القرارات في وقت واحد بدلاً من اتخاذها بالتتابع بالطرق التقليدية في العمل الفردي وبالتالي استغلال الوقت الاستغلال الأمثل.
  • تحقيق النجاح المنشود بسبب التعاون والأُلفة بين فريق العمل.

» نرشح لك أيضاً قراءة: كيفية إعداد خطة عمل إدارية وأهدافها وفوائدها

مواصفات فريق العمل الناجح

  • المرونة في التعامل حيث يتقبل كل عضو من أعضاء الفريق آراء الآخر لصالح نجاح الفريق وعدم التمسك برأي واحد.
  • المشاركة من أهم الصفات حيث يهتم أفراد الفريق بالمشاركة في المهام بفاعلية، ومساندة بعضهم البعض في أي مهمة قد يتعرقل أحدهم عن إنجازها.
  • ويجب من أعضاء الفريق تحمل المخاطر والمشاكل ومواجهتها.
  • انفتاح أعضاء الفريق في منح المعلومات عن تخطيط العمل وتقبل وجهات النظر.
  • الالتزام بتحقيق أهداف العمل والإخلاص والأمانة في العمل.
  • الإبداع وابتكار الأساليب لإنجاز أهداف العمل.
  • يجب على أعضاء الفريق أن يكونوا متحضرين في مناقشة الخلافات والصراعات، وقبول وجهات نظر البعض للآخر.
  • هناك أهداف يسعى إليها فريق العمل لتحقيقها على الوجه الأكمل هذه الأهداف تكون مقسمة إلى مجموعة من المهمات تقسم بينهم حسب خبراتهم، ويقوم الفريق بهذه المهمات في مواعيد محددة مسبقاً من قِبل مدير العمل وبجودة عالية.

» لمزيد من المعلومات اقرأ: كيف تكون قائد فريق عمل ناجح

أنواع فريق العمل ومهامه

هناك عدة أنواع من فرق العمل بعضها فرق رسمية والبعض الآخر غير رسمية.

من خلال بعض التجارب التي تمت، يفضل قادة فرق العمل الفرق الرسمية أكثر من غير الرسمية لأن من صفاتها الثبات والاستمرارية في العمل وتنفيذ الأعمال الروتينية المتكررة.

تقوم أيضاً فرق العمل الرسمية على اتباع قواعد العمل وإجراءاته وإعداد التقارير اللازمة له ومتابعة التقدم في تحقيق الأهداف المرجوة، أما فرق العمل غير الرسمية تقوم بإنجاز مهام محددة.

الجدير بالذكر أنه يمكن للمدير إدارة فريق العمل وتوزيع مهامه ومتابعته عن بُعد من خلال بعض تطبيقات الحاسب والمحمول مثل:

تطبيقات أسانا Asana وسلاك Slack وتريللو Trello وScreen cast O-Matic و Base Camp و When I work.

فمن خلال هذه التطبيقات يمكنه متابعة المهام والمشاريع مع فريق العمل، ويمكن لأعضاء الفريق متابعة بعضهم بدون إرسال الايميلات، وبالتالي يتم توزيع المهام بانتظام.

ويمكن أيضاً لأعضاء الفريق من خلال هذه التطبيقات كتابة التعليقات والملاحظات آخر التطورات في العمل ورفع الملفات حيث تصل لكل عضو تنبيه بذلك، ويمكن ربط بعض هذه التطبيقات مثل تطبيق سلاك ببعض الخدمات الخارجية مثل برنامج skype.

وإذا تطلب الأمر شرح بعض خطط العمل والمهمات بالصور والفيديوهات إذا كان فريق العمل من المبرمجين والمصممين فيمكن ذلك من خلال تطبيق Screen Cast O-Matic.

ويمكن لمدير العمل تنظيم ساعات عمل الفريق من خلال تطبيق When I work ويسهل عليه تواصله معهم وإلغاء الأعذار.

وفي ختام موضوعنا عن توزيع المهام على فريق العمل فإن النظام والانضباط في العمل يشكلون مؤسسة قوية وناجحة.

قد يعجبك أيضًا

لديك تعليق؟ يشرفنا قرأته

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.